Context (uit het Plaud-gesprek 4 juli + Renzo's mail 2 juli)
Uit het gesprek met je collega (waarschijnlijk Hamza, gezien de rol-omschrijving) komen een paar dingen naar voren die niet in Renzo's formele brief staan, maar wel bepalend zijn voor het advies:
Eén-persoons-afhankelijkheid is de echte pijn. Hamza zegt letterlijk: "een heel groot deel van het allerbelangrijkste kernproces hangt aan één persoon... als mijn vliegtuig neerstort, heb je een probleem." Dat is de werkelijke drijfveer achter dit project — niet "leuk AI-dingetje", maar risicospreiding van kennis die nu alleen in zijn hoofd zit.
Verandermanagement is de bottleneck, niet techniek. Hij noemt expliciet: mensen voelen zich gecontroleerd, vatten feedback als kritiek op, en het "intercedentenvak" trekt jonge mensen aan die denken alles al te weten. Renzo is de enthousiaste aanjager, Hamza moet het vertalen naar iets wat het team meekrijgt zonder weerstand.
Hij wil zelf ook coachen/ontzorgen, niet alleen automatiseren. Citaat: "de rest zit heel erg op het aspect van de mens — hoe kunnen we mensen leren coachen, gesprekken beter doen." Dus de bot moet niet alleen taken overnemen, maar ook het team helpen groeien.
Governance-angst is reëel, niet theoretisch. Hij noemt zelf aansprakelijkheid en het Pentagon-voorbeeld — ze zijn zich zeer bewust van risico's, wat aansluit bij Renzo's "harde eisen"-blok.
De vier coaching-vragen
a) Beste technische opzet van de GreenFox-bot op een eigen server
Bouw dit als een hub-en-spaak-model, niet als één grote bot die alles doet:
Eén centrale kennis-/protocollaag op de server (het Proceshuis + CAO-boek + subsidieregels), read-only voor alle persoonlijke bots. Dit is precies wat ik zelf doe met de "hele lesstof leest live uit 1 bestand"-aanpak bij Appel (Dani's studiebot) — één bron van waarheid, geen kopieën die uit sync raken.
Per medewerker een dunne persoonlijke laag (profiel + stijl + huidige taken) die BOVENOP de centrale kennis zit, niet ernaast. Zo hoef je kennis niet te dupliceren als er een nieuwe medewerker bijkomt.
Model-routering op kosten, niet standaard het duurste model overal. Simpele taken (ochtendbriefing, concept-mail) op een goedkoop model; alleen het echte denkwerk (subsidieadvies, complexe casuïstiek) op een zwaarder model. Dit is exact het mixture-of-agents-principe dat ik zelf nu aan het bouwen ben — voorkomt dat de kosten "iedereen het duurste model altijd" ontsporen zodra je van 2 naar bijvoorbeeld 20 medewerkers schaalt.
Eén persoon (Hamza) bouwt, iedereen dient verzoeken in — dat staat al in Renzo's brief, en dat is precies goed. Voeg toe: laat Hamza zelf een simpel logboek bijhouden (wat werkte, wat niet, welke prompt-aanpassing loste wat op) — zoals ik zelf een "succes.haartips"-achtige pagina bijhoud. Dat voorkomt dat Hamza zelf weer de nieuwe single point of failure wordt.
b) Het Proceshuis als betrouwbare kennisbasis (en "zegt wat hij niet weet")
Splits het Proceshuis in losse, benoembare brokken per hoofdproces (Sales, Werven/Selecteren, Ontwikkelen, Plaatsen) in plaats van één grote tekst. Een bot die precies weet UIT WELK blok een antwoord komt, kan ook makkelijker zeggen "dat staat niet in blok 3, dat moet je navragen" in plaats van te gokken.
Harde regel: nooit verzinnen, alleen herformuleren wat in de bronnen staat. Dit is letterlijk de regel die ik zelf hanteer voor Dani's studiebot ("1000% uit de echte bronnen, niks zelf verzinnen") — en die werkt goed juist omdat het een expliciete, harde grens is, geen suggestie.
De 15 kernregels als losse, aparte checklist-laag, niet begraven in lopende tekst — dat maakt het voor de bot (en de medewerker) makkelijk om er expliciet naar te verwijzen ("dit valt onder kernregel 6: fase A zonder beding").
Voor onzekerheid: laat de bot bij twijfel expliciet het foutmarge-principe volgen dat ook bij mijn eigen toets-bot geldt: liever te streng ("dit weet ik niet zeker, vraag het na") dan een bluf-antwoord.
c) Persoonlijk profiel per medewerker dat de bot stuurt
Bouw het profiel rond rol + ritme, niet rond persoonlijkheid in de zin van karakter. Renzo's eigen voorbeeld is goed: administratief-operationeel profiel → bewaakt contracten/subsidies; commercieel-relationeel profiel → dagelijkse actie-herinnering. Voeg een derde as toe: schrijfstijl-voorbeelden van echte mails van die medewerker (3-5 stuks) zodat de bot qua toon leert schrijven zoals hij/zij, in plaats van een generieke AI-toon (sluit aan bij Renzo's eigen eis: "geen AI-mail, geen streepjes, geen dikgedrukt, geen emoji's").
Laat het profiel ook een kort logboek van wat wél/niet werkte voor die specifieke persoon bijhouden — net als de "wat ging goed / wat ging fout"-aanpak die ik zelf gebruik. Dat is waardevoller dan een statisch profiel dat nooit wordt bijgewerkt.
Concreet startpunt (eerste gebruiker, administratief-operationeel): laat die persoon zelf 5-10 voorbeeld-taken aanleveren die hij nu handmatig doet (met de exacte mail/format die hij nu gebruikt) — dat is de snelste manier om het profiel te vullen zonder een lang interview.
d) Bouwvolgorde voor snelste bewezen waarde bij de eerste twee gebruikers
Volgorde die ik zelf ook aanhoud (eerst het meest tijdrovende, meest voorspelbare stukje, dan pas uitbreiden):
Ochtendbriefing met openstaande acties — eerst. Dit is het makkelijkste te bouwen (puur lezen + samenvatten, geen schrijf-output naar buiten), het minste risico (blok 3, regel 2: alles blijft concept), en het snelst voelbaar ("ik hoefde dit niet meer zelf te verzamelen").
Concept-mails in eigen stijl — tweede stap, zodra de schrijfstijl-voorbeelden er zijn. Nog steeds concept, dus geen risico, maar wél het "tijdwinst"-gevoel dat Renzo als succescriterium noemt.
Contracten/subsidie-overzicht bewaken — als derde, want dit vraagt de meeste kennis van het Proceshuis en heeft dus de langste opbouwtijd voor de kennisbasis.
Pas daarna het tweede profiel (commercieel-relationeel) erbij, met dezelfde volgorde.
Twee-weken-toets zoals Renzo zelf voorstelt is goed — voeg toe: vraag na twee weken niet alleen "gebruikt hij het", maar ook welke ÉÉN taak hij het meest miste toen de bot een dag uit stond (bijvoorbeeld tijdens onderhoud) — dat wijst je naar de volgende bouwprioriteit.
Concrete volgende stap (zoals Renzo zelf vraagt)
Vraag aan de eerste gebruiker: stuur 5 echte mails die hij normaal zelf schrijft (geanonimiseerd waar nodig) + een dag uit zijn agenda met de taken die hij daadwerkelijk deed. Dat is genoeg materiaal om profiel + eerste ochtendbriefing te bouwen, zonder dat Hamza eerst een lang interview hoeft te doen.