Hé Jamal, goedendag! Welkom bij deze audio-update. Conductor heeft onze recente VCA-sessie, die we op 7 september samen aan tafel hadden, mooi samengevat. Het was een avond vol besluiten over de voortgang van ons VCA-systeem. Ik loop de belangrijkste punten even met je door, zodat we de neuzen weer dezelfde kant op hebben voor de komende stappen.
Om te beginnen hebben we een nieuwe aanpak besproken voor het beoordelen van de formulieren. Alle gemaakte formulieren zetten we als PDF in één map, met een duidelijke bestandsnaam die meteen het type formulier aangeeft, zoals een 'K' voor keuring of een 'F' voor een invulformulier. Zo zien Erik en jij direct hoe we alles hebben ingedeeld. Het PMO-formulier, het nieuwe kledingformulier en zelfs een preview van die bevestigingsmail komen hierin te staan. Erik en jij printen de formulieren uit, maken aantekeningen op papier, scannen die in, en wij verwerken ze dan. Dit vervangt die eerdere 'vijf proefjes' en zorgt dat alles in één keer op papier bekeken wordt.
Dan de akkoorden die we hebben bereikt. Het PMO-patroon is akkoord, mits Erik de papieren versie met zijn opmerkingen via de scan-route terugkrijgt. De soort-indeling van de formulieren, met die lettercodes, is ook prima. En wat betreft de SSVV-mail voor registerkoppeling: die versturen we niet automatisch. Erik vindt handmatige controle hier beter, dus de 'plak-truc' blijft voorlopig gehandhaafd.
Vervolgens hebben we een aantal belangrijke besluiten genomen. Het BSN in de tool is niet besproken, en het advies blijft om dit niet op te slaan. De locatie wordt alleen bij het aftekenen vastgelegd, wat al is gebouwd. Monteurs krijgen een aparte rol; ze zien alleen hun eigen formulieren en kunnen die van anderen niet inzien. Een formulier mag onbeperkt openstaan, bijvoorbeeld als een projectleider later gegevens wil aanvullen. Wel cruciaal is dat er dan een duidelijke markering is die aangeeft dat het formulier nog niet volledig is. Oude invullingen met tijdstempel laten we zoals het is. Met VCA 1-ster beginnen we pas als 2-ster helemaal af en getest is. De QR-codes uit het diplomaregister bewaren we, en de jurist schakelen we één keer in als het systeem in concept draait, voor de AVG-akkoord-klik. Over de hardware: we beginnen met één centrale iPad, maar we moeten er rekening mee houden dat het systeem schaalbaar is voor meerdere apparaten in de toekomst. En tot slot, die mailbevestiging na akkoord is een goed idee; de monteur krijgt een mail met een extra bevestigingsknop. Hiervan komt ook een preview in de PDF-map.
En er zijn natuurlijk ook nieuwe wensen. Voor uitzendbureaus komt er een formulier waarmee nieuwe bureaus toegevoegd kunnen worden, inclusief contactgegevens, de mogelijkheid om afspraken te uploaden en een VCU-toetsknop. We gaan ook uitzoeken hoe we via de KvK-API automatisch bedrijfsgegevens kunnen ophalen. Registercontroles per persoon hebben we nog niet besproken, die staat nog open. GPI wordt een optioneel certificaat per werknemer; deze kunnen we uploaden, toetsen en vervolgens met een markering in het personeelsdossier tonen, zodat je in één oogopslag ziet wie over een geldige GPI beschikt. Het kledingformulier gaan we opnieuw maken in de huisstijl en toevoegen aan de PDF-set. Belangrijk hierbij is dat we het hele systeem 'white-label' bouwen, zodat het later makkelijk aan andere bedrijven verkocht kan worden. Het AVG-advies stuur ik Erik nog even toe met een korte uitleg. En wat betreft het opschonen en de historie: alles mag in één historie-bak met een ID, zodat vervallen formulieren altijd terug te vinden zijn. Het idee is ook om afwijkingen te signaleren wanneer formulieren opnieuw worden ingevuld, bijvoorbeeld bij een adreswijziging of, wat niet mag, een afwijkende geboortedatum. Het systeem moet dan waarschuwen, en we bekijken nog of dit naar de invuller of naar kantoor moet gaan. Voorinvullen van bekende gegevens is prima, zolang de focus maar ligt op die afwijkingen. Niet-actieve personen gaan naar het archief, niet helemaal weg.
Wat zijn nu de volgende stappen? Eerst die PDF-map met alle formulieren en de previews maken voor Erik en jou, zodat jullie ze kunnen printen en van aantekeningen voorzien. Daarna deployen we ronde vijf, zodat de locatie bij aftekenen werkt en Erik op de iPad kan aftekenen. De verdere bouwvolgorde is helder: we pakken de monteur-rol op, het 'nog niet volledig'-vinkje met onbeperkt openstaande formulieren, de mailbevestiging met knop, het uitzendbureau-formulier, de certificaten per werknemer, de white-label functionaliteit en tot slot de historie met ID en afwijkingssignalering. Openstaande punten zijn nog steeds het BSN, de registercontroles per persoon en die AVG-mail aan Erik na jouw akkoord.
Zo, Jamal, dat was de samenvatting van onze VCA-sessie. Een hele lijst, maar met duidelijke afspraken en een heldere roadmap. Als je nog vragen hebt, of iets wilt toelichten, dan hoor ik het graag. Succes met de uitvoering!
titel: VCA — antwoorden van Erik en Jamal op de open vragen (7 september 2026, avond, samen aan tafel)
datum: 2026-09-07
Reactie op kennis/03-vragen-voor-eric-en-jamal.md (verslag van 6-9). Opgetekend door Conductor uit Eriks en Jamals eigen woorden in de terminal. Waar iets niet beantwoord is staat dat erbij; er is niets ingevuld.
VCA Formulieren print (op Jamals bureaublad; plus een online kopie voor Erik). Eén PDF per formulier, precies zoals het er in de app uitziet.VCA Formulieren print maken (alle formulieren + soortletter + nieuw kledingformulier + mail-preview) → Erik en Jamal printen en annoteren.