Hallo Jamal,
Goedendag! Ik heb hier de kernpunten van ons onderzoek naar VCA-auditors voor je, speciaal met het oog op onze Easy TS VCA-tool. We hebben gekeken hoe auditors werken, wat ze wel en niet prettig vinden en hoe we onze tool hierop optimaal kunnen afstemmen. De conclusies zijn helder en geven ons mooie aanknopingspunten.
Allereerst, hoe zo’n VCA-audit precies verloopt. Het begint met een aanvraag en het insturen van documenten, zoals je VGM-handboek en risicoanalyses. Daarna volgt de eerste fase: een grondige beoordeling van al dat papierwerk. De auditor kijkt dan op locatie of alles op orde is. Pas als dat akkoord is, start fase twee: de verificatie ter plaatse. Dan komt de auditor langs om met medewerkers op alle niveaus te spreken, op de werkvloer en projectlocaties te bezoeken. Ze gebruiken hierbij een steekproefmethode: ze kiezen willekeurig projecten en mensen uit, want ze willen zien of het veiligheidsysteem *echt* leeft, niet alleen op papier. Aan het eind volgt de beoordeling, en bij eventuele tekortkomingen moet je die natuurlijk aantoonbaar oplossen.
Uit ons onderzoek blijkt dat auditors een aantal frustraties hebben. De grootste ergernis? Dat bedrijven vlak voor de audit een 'papierwerk-explosie' creëren; alles wordt dan last-minute in elkaar geflanst. Ze herkennen dat direct en willen bewijs zien van continue activiteit, verspreid over het hele jaar. Verouderde documenten zijn ook een topfrustratie, net als onvolledige presentielijsten of registraties. Maar het meest storende vinden ze de kloof tussen theorie en praktijk: als procedures op papier staan, maar medewerkers ze niet kennen, of als de werkvloer heel anders werkt dan beschreven. En niet te vergeten: ontbrekende of ongeldige certificaten, vooral bij ingehuurde krachten.
Wat auditors dan wél prettig vinden? Eigenlijk het tegenovergestelde. Ze willen een audit die natuurlijk verloopt, met een goed gesprek in plaats van een afvinksessie. Als het dossier klopt met wat mensen vertellen én met wat ze op de werkvloer zien, dan zijn ze snel tevreden. Tijdige en complete aanlevering van documenten voor de eerste fase bespaart iedereen enorm veel tijd en gedoe.
En dit brengt ons naar het belangrijkste voor Easy TS: wat auditors het liefst digitaal opgelost zien. Ze dromen van een systeem waarin alles per VCA-normvraag gegroepeerd is, zodat ze direct vinden wat ze zoeken. Ze willen in één oogopslag het bewijs van een willekeurige medewerker kunnen bekijken: alle certificaten, trainingen, afgetekende TRA’s. Digitale aftekeningen zijn prima, mits die niet stiekem achteraf te wijzigen zijn en voorzien zijn van een tijdstempel. Ook versiebeheer, een duidelijk overzicht van de meest actuele documenten, is essentieel. En het liefst zien ze een dashboard dat de volledigheid van het dossier aangeeft, en een tijdlijn die bewijst dat het veiligheidssysteem constant in beweging is, dus niet alleen even opgepoetst voor de audit.
Kortom, Jamal, we kunnen Easy TS zo inrichten dat het naadloos aansluit bij de wensen van de auditor. Door ons dossier op te bouwen volgens de checklist-structuur, alle bewijzen per persoon makkelijk toegankelijk te maken, en de continuïteit en volledigheid duidelijk te visualiseren, verminderen we niet alleen de stress bij de klant, maar maken we de audit voor de auditor ook veel efficiënter en prettiger.
Dit onderzoek geeft ons de tools in handen om Easy TS tot een onmisbare oplossing te maken voor een soepele VCA-audit.
Bedankt voor je aandacht!
Doel: input voor de auditor-weergave van de Easy TS VCA-tool.
Datum: 4 augustus 2026.
Bronnen: 12 echte bronnen, allemaal gelinkt per onderdeel.
Een VCA-audit (door Kiwa, TÜV, Normec e.d.) loopt in vaste fasen:
Bronnen:
- Normec BTV Audit, werkwijze (6 stappen, fase 1 en 2, 3 maanden herstel)
- SSVV VCA-checklist 2017/6.0 (pdf) (officiële regels, sectie 7.2 fase 1)
- KUUB: wat gebeurt er bij een VCA-audit (verloop van de auditdag)
Uit de officiële checklist en uit ervaringsverhalen van auditors:
Belangrijk detail uit de checklist: elke normvraag kent 3 hoofdstukken: doelstelling, minimumeisen en documenten. Een registratie wordt in de norm gedefinieerd als "een vastlegging waarin bewijs wordt geleverd". De auditor beoordeelt dus per vraag of het bewijs er is, niet alleen of de procedure bestaat.
Bronnen:
- VCAnieuws: ervaring van een auditor, fase 2 (wat fase 1 en 2 inhoudelijk bevatten, vanuit een echte auditor)
- Eerste Hulp bij VCA-certificering: de 5 meest gemaakte fouten (geschreven door een auditor, met wat hij precies bekijkt)
Bronnen:
- SSVV VCA-checklist 2017/6.0, tabel 4 (aantallen werkvloerbezoeken)
- STEK Interpretatiedocument 21 (pdf) (steekproeftabel interviews, willekeurige selectie door de CI)
- Safety Evolution: how to pass a COR audit (Canadese tegenhanger van VCA; auditor trekt werknemers apart en toetst kennis, geen ingestudeerde antwoorden)
Gebaseerd op de bronnen hierboven plus wat moderne audit-software al aanbiedt:
Gerangschikt op impact voor de auditor (wat hem het meeste tijd en ergernis bespaart):
Let op: bronnen 7, 8, 9 en 12-Plimsoll komen uit de Canadese/Amerikaanse veiligheidsauditwereld (COR, de tegenhanger van VCA). De patronen (continue bewijsvoering, werknemersinterviews, evidence binders) zijn direct vertaalbaar naar VCA, maar het zijn geen VCA-bronnen zelf.
🎙️ Bespreek met Jarvis