Hé Jamal, goedendag! Hier een snelle update, speciaal voor jou, na onze VCA-avond van 5 augustus. We hebben de boel eens goed geïnventariseerd en er is een hoop gebeurd, zowel aan de tool als in de besluitvorming. Zie dit als een vogelvlucht door wat er allemaal verbeterd is en wat de volgende stappen zijn.
Allereerst het goede nieuws: de VCA-tool heeft vanavond maar liefst achttien verbeteringen gekregen, allemaal live en direct getest. Denk aan kleine dingetjes zoals de pin-bug op je telefoon die nu verholpen is, tot grote aanpassingen zoals het projectkeuze-menu en een altijd zichtbare menuknop, zodat de app veel intuïtiever werkt.
Maar de grootste slag die we hebben geslagen, gaat over de formulieren. Je had terecht kritiek dat al die 33 formulieren op elkaar leken, met overal 'goed/fout/nvt'-knoppen. Dat hebben we aangepakt! Het PMO-formulier is nu als eerste helemaal opnieuw opgebouwd, precies zoals jij en Erik het willen. Geen onnodige vragen, duidelijke keuzes en automatische actiepunten voor kantoor. Zodra jij hier akkoord op geeft, pakken we de rest van de formulieren soort voor soort aan.
Fijn nieuws over Eriks VCA-diploma: dat bleek gewoon geldig tot 2036! Het dossier liep achter, maar het Centraal Diploma Register had het bij het rechte eind. Daarom is die registercontrole, de CDR, nu een vaste en verplichte stap bij het onboarden van nieuwe collega's. Zo voorkomen we dit soort misverstanden in de toekomst en hebben we altijd de meest actuele status.
Ook de vraag over digitale handtekeningen is beantwoord: een simpele akkoord-klik is rechtsgeldig voor onze interne HR- en veiligheidsdocumenten. We hebben drie extra beveiligingen ingebouwd om dat bewijs extra sterk te maken, zoals een onafhankelijk tijdstempel en een mailbevestiging met een klik-link.
En heel eerlijk, Jamal, zo'n inventarisatie levert ook verrassingen op. Vier punten waren bijna blijven liggen – denk aan een download-logboek en de mogelijkheid om alle documenten als PDF te exporteren – maar die hebben we nu direct bovenaan de to-do lijst gezet. We hebben ook een nieuw personeelsbeheerscherm in elkaar gezet, en voor de auditors een handige zoekbalk en een overzicht van alle auditverslagen. Kortom, de boel is flink professioneler geworden en we hebben overal de puntjes op de i gezet.
Al met al, een ontzettend productieve avond. De basis staat sterker dan ooit. Nu is het aan jou en Erik om op een paar cruciale punten akkoord te geven – zoals het PMO-voorbeeld en de algemene aanpak voor de formulieren, en een concept-mail voor een registerkoppeling met SSVV. Zodra dat rond is, kunnen we vol gas verder met de volgende bouwstappen. Laat het weten als je de details wilt doorspreken. Tot snel!
Voor Jamal en Erik. Alles van vanavond op een rij: wat er is gefixt, wat er is gebouwd, welke besluiten er vielen, en heel eerlijk: wat er nog openstaat en wat er in het heen-en-weer bijna was blijven liggen.
De app zelf
1. De pin-bug: op de telefoon kon je geen cijfers intoetsen. Eén tekenfout in de code van het cijferklavier. Gefixt en op een echt telefoonscherm tik-voor-tik bewezen.
2. Alle toegangscodes tijdelijk op 0000 voor de testfase. Na de test krijgt iedereen weer een eigen code.
3. Het wachtwoordvenster dat steeds terugkwam: één bezoek aan vca.haartips.nl/onthoud en dat venster blijft een jaar weg op dat apparaat.
4. Project-keuze bovenin de werkplaats-app, met de vijf lopende projecten uit het dossier. Nieuw project toevoegen kan in de app. Elk formulier krijgt het gekozen project automatisch mee.
5. De menu-knop staat nu groot rechtsboven, altijd zichtbaar.
6. Pagina's worden overal altijd vers geladen. Het "op de MacBook werkt het wel, op de Mac Mini niet"-raadsel was browsergeheugen; dat kan niet meer gebeuren.
Formulieren
7. Vier formulieren herbouwd naar hun echte soort: het reglement als leesdocument met bevestiging, PMO, registratie met invulvelden, en de veiligheidsvoorschriften.
8. Daarna het PMO nog een keer, precies volgens Eriks aanwijzingen: geen project, geen naamvragen (je bent ingelogd), korte uitleg met de kosten-zin, één keuze uit drie (geen, beperkt of uitgebreid onderzoek), knop Verzenden. Met datum-registratie en een automatisch actiepunt voor kantoor.
9. De veiligheidsvoorschriften: alle overbodige koppen eraf. Alleen de 18 voorschriften en het akkoord.
10. Op elk formulier staat nu de auteursrecht-vermelding van Easy Technical Solutions.
Personeel en het register
11. Eriks VCA-diploma gecorrigeerd: het dossier-formulier (2024) zei verlopen per 31-5-2026, maar het Centraal Diploma Register toont zijn nieuwe VCA V.O.L., geldig tot 4-6-2036. Het register is de waarheid, niet het papier.
12. Personeelsbeheer in het kantoorscherm: medewerkers toevoegen (vast, zzp, uitzendkracht of stagiair), aan- en uitzetten, eigen pincode die maar één keer getoond wordt.
13. De CDR-controle als verplichte onboarding-stap: een nieuwe medewerker kan pas actief worden ná een vastgelegde registercontrole.
14. De controle zelf is twee handelingen: knop opent het register met naam en geboortedatum al ingevuld, en de uitslag plak je terug in de tool. De tool leest diplomanummer, soort en geldig-tot er zelf uit.
15. Alle 9 geboortedatums uit het dossier ingeladen, zodat niemand iets hoeft te typen.
16. De waakhond bewaakt het: iedereen zonder registercontrole staat rood, en elke controle ouder dan 6 maanden geeft een melding.
Auditor-weergave
17. De zoekbalk die Erik vroeg: zoekt door normvragen, bewijs, audits en aandachtspunten tegelijk, met gele markering en een springindex.
18. Nieuwe sectie "De audits zelf": alle 47 auditverslagen uit map 08, per jaar van 2013 tot en met 2026, inclusief de externe audit van dit jaar. En de ster-aanduiding is gecorrigeerd naar VCA 2-ster.
Verslagen en kennis
- Het bouwdossier eric.haartips.nl staat op datum, nieuwste bovenaan, en elk nieuw VCA-stuk komt er voortaan direct bij.
- Het handtekeningen-advies is af: een akkoord-klik is rechtsgeldig (de lichtste eIDAS-vorm) voor interne HR- en veiligheidsdocumenten. Drie verbeteringen: akkoord achter de persoonlijke login, een onafhankelijk tijdstempel op het controlegetal, en de mailbevestiging met een klik-link. Zwaardere handtekeningen alleen voor echte contracten.
- De concept-mail aan SSVV voor een officiële registerkoppeling ligt klaar voor Erik.
- Kimi doet een diepte-onderzoek naar waarom de formulieren zo plat geïnterpreteerd werden en welke controlestappen dat structureel voorkomen.
Deze vier kwamen bij de inventarisatie boven water. Ze stonden wel genoemd, maar er was nog niets mee gedaan:
Wacht op akkoord van Jamal en Erik
1. Het PMO-voorbeeld: is dit het patroon? (bericht #106)
2. De soort-indeling van de overige formulieren (bericht #98)
3. De SSVV-mail (bericht #96)
Daarna bouwen, in volgorde
4. De vier blijven-liggen-punten hierboven.
5. Het personeelsreglement als leesbare tekst (niet als foto) met per-pagina doorklikken, afsluitend akkoord met datum-registratie, en een bewerkfunctie zodat Erik de tekst jaarlijks kan aanpassen.
6. Het registratieformulier als persoonlijk basisdossier: werkvorm-keuze (vast, zzp, uitzendkracht, stagiair, of BV), de uitzendbureau-keuzelijst (lijst nodig van Erik), en de checks daarbij: VCU voor uitzendbureaus, VCA-bedrijfscertificaat voor een BV.
7. De overige formulieren, per soort, met per formulier de actuele versie uit de map 2026.
8. De mail-bevestigingsflow uit het handtekeningen-advies: samenvatting mailen, klik-link, kantoor-melding, herinnering na 24 uur.
9. De podcast over het gebruik van de app en de visuele handleiding (na het formulieren-akkoord, zodat de uitleg klopt met wat je ziet).
10. Fase 2 van de bescherming: watermerk per klant, daglimieten met alarmbel, detectie van afwijkend gedrag.
Besluiten die openstaan
- BSN: niet in de tool opslaan, wel afvinken dat hij in de loonadministratie zit (mijn voorstel).
- Locatie personeel: alleen vastleggen bij het aftekenen, niet continu volgen (mijn voorstel).
- VCA 1-ster: als profiel op dezelfde motor; wanneer we die bouwen bepalen Jamal en Erik nog.
- De QR-codes uit het register als extra bewijs bewaren: ja of nee.
Voor kantoor
- Per persoon één keer de CDR-controle doorlopen (negen keer twee minuten).
- Opschoonpuntje: er zit een registratieformulier van F. Kaytan tussen de stukken van 2024, geen actief personeelslid.
Dit is de complete stand. Zeg go op de akkoord-punten, dan gaat de bouw verder.
🎙️ Bespreek met Jarvis