Hoi Jamal, welkom bij deze update! We hebben weer een hoop besproken en ik wilde je even meenemen door de belangrijkste punten van onze laatste sessie. Het ging over van alles, van de technische snufjes die we gebruiken tot onze dagelijkse planning, financiën en zelfs een beetje over persoonlijke toekomstplannen. Kort gezegd: we hebben de focus gelegd op het verder stroomlijnen van onze interne processen, het verbeteren van de klantbeleving en het bewaken van onze financiële gezondheid, met altijd een oog op de toekomst en de mogelijkheden van automatisering.
Laten we beginnen met de *werkvolgorde en IT-beheer*. We hebben de behoefte aan duidelijke instructies, ofwel SOP’s, voor al onze machines besproken. Denk aan hoe je de pc links of rechts start en stopt, en hoe je veilig afsluit op de MacBook, vooral omdat we merkten dat Codex-processen soms na sluiting blijven draaien. Ook willen we graag statusindicaties en zichtbare successen per taak zien. Voor versiebeheer en back-ups is Git/GitHub onze voorkeur, om risico’s bij lokale opslag te minimaliseren. Verder hebben we gekeken naar nieuwe AI-tools zoals de ChatGPT desktop-app en Codex Agent, en de nieuwe functie ‘computer historie persoon’ in Codex die workflows kan analyseren en automatiseren. Let wel, voor deze AI-toepassingen is 32 GB RAM aanbevolen.
Dan het belangrijke onderwerp van de *agenda, voice agent en klantcontact*. Onze voice agent doet al veel goed bij het afhandelen van afspraken, maar mist nog realtime agendasynchronisatie en luistert niet altijd naar de klantvraag. Ook is er geen duidelijk onderscheid tussen nieuwe en bestaande klanten, en is de logica achter de reserve- en wachtlijst nog onhelder. We hadden het over situaties waarin Noël ‘vol’ leek, maar er later toch plek vrijkwam, en hoe we omgaan met dubbele planningen of te vroeg arriverende klanten. Concrete afspraken voor jou zijn al ingepland en bevestigd – die specifieke data en tijden staan netjes genoteerd. Over communicatie: WhatsApp heeft de voorkeur boven SMS, al hebben we nog een puntje met niet aankomende notificaties. En voor je haarroutine is de tip om het dagelijks nat te maken, te laten opdrogen en een klein beetje ‘destruct’ te verdelen om weerbarstigheid te voorkomen.
Vervolgens over de *data-integratie*, voorraad en tarieven. De kleurhistorie is wel in de agenda of Da Vinci aanwezig, maar nog niet in voorraad.hartips.nl, dus synchronisatie is hier gewenst. De meeste kleurrecepturen zijn ingevoerd, al missen er nog een paar door foutieve gegevens. Het verzoek is om ook het laatst betaalde tarief per behandeling in de klantkaart te tonen. En er moet een lijst komen van klanten die nog niet zijn toegevoegd, specifiek gefilterd op bezoeken van de afgelopen 24 maanden. Er is zelfs al een kloon van een Windows-app gebouwd om 2500 klantrecepten van CRM naar de webagenda te migreren, omdat een duur ERP-alternatief nu niet aan de orde is.
Over *voorraadbeheer en leveranciers*: er is nog onduidelijkheid over wie voorraad.hartips.nl beheert. We willen een bestelproces dat leveranciers zoals Kappers Only en Haarspullen Pro vergelijkt op voorraad en levertijd, met een duidelijke ‘doordrukken’-logica. Dit vraagt om validatie van automatisering en beslisregels.
Wat betreft *administratie, boekhouding en automatisering*: hier is nog werk aan de winkel, met ontbrekende balansen en inconsistenties. We willen graag betrouwbare processen en mogelijkheden tot automatisering verkennen, mogelijk met 'AI cowboys' voor pilots. Ook is er gesproken over werkkapitaalscenario’s en zakelijke structuren in bijvoorbeeld Spanje, en het documenteren van aannemersafspraken voor de buitenlandse woning.
Voor de *energiecontracten en nutsvoorzieningen*: zodra het huis in Spanje is opgeleverd, moet snel een energiecontract geregeld worden. ‘Octapussy’ kwam naar voren als een optie, maar moet nog gevalideerd worden. Het advies is om via AI in het Spaans te communiceren voor de beste tarieven, en kritisch te blijven kijken naar de belangen van de bouwer of adviseur. Ook de teruglevercontracten en niet-slimme meters kwamen ter sprake.
De *planning, flexibiliteit en interne organisatie* zijn ook besproken. Er is een wens voor een flexibele weekplanning, waarbij gaten op dinsdag en woensdag gecompenseerd kunnen worden op donderdag en vrijdag, en overloop in de middag goed wordt afgerond. Jora mist een ochtendfocusblok. Een dagelijkse agendaschets met vaste blokken, bijvoorbeeld om 09:00 en 13:00, zou overlappingen en daarmee omzetverlies kunnen voorkomen. Twee klanten per dag wordt daarbij als ideale belasting gezien.
Over het *commerciële traject en uitbesteding*: er is een demo geweest met een commerciële partij voor een oplossing die we eventueel breder willen verkopen. Er zijn nog wel zorgen over stabiliteit, veiligheid en dat opslag (lokaal versus online), met een kostenindicatie van ongeveer €700 per maand. De kosten-batenanalyse en impact op support moeten nog goed worden bekeken.
Op het gebied van *verzekeringen, reizen en autohuur*: jaarlijkse vergelijking en overstap van verzekeringen is een aandachtspunt. Voor autohuur bleek dat prijzen enorm kunnen variëren en dat twee dagen vooraf boeken vaak voordeliger kan zijn.
*Fiscale zaken, verblijf en compliance* vragen om meer helderheid. Er is onzekerheid over de fiscale gevolgen van verblijven in het buitenland en hoe we de fiscale status het beste kunnen regelen, met de intentie om uiteindelijk fiscaal ‘onzichtbaar’ te worden, al ontbreekt hiervoor nog een concreet plan. IP-gegevens en administratie moeten ook geregeld worden, conform de compliance-eisen.
Voor *vastgoed, bouw en leveranciers in Spanje en elders*: de oplevering in Spanje staat gepland op 30 juni. Er is een voorkeur voor een specifiek betalingsschema en de keuze voor leveranciers zoals ‘Vogel’ en speciaalzaken voor betere materialen is besproken. Er is helaas ook frustratie over extra kosten en vertragingen.
Wat betreft *training, coaching en sociale onderwerpen*: er is gesproken over kickboksen en Body Combat, waarbij de focus ligt op technische training en conditionering. De vraag of sparren veilig is, is een punt van overweging. Voor coaching van leerlingen is de aanpak besproken: duidelijke leeronderdelen, oefentoetsen en focussen tot minimaal een 7. Een AI-systeem voor lestranscripties en samenvattingen met 4-minuten uitlegvideo’s is een mogelijkheid, mits het inloggen op schoolplatformen geen probleem vormt. Ook de begeleiding van kinderen op school, qua gedrag, Engels en Frans, en de behoefte aan orde kwam kort aan bod.
Tot slot waren er nog wat *overige operationele en persoonlijke punten*. Denk aan kappersadvies, voorkeuren voor cappuccino, interne notities over handdoeken en afspraken. Ook evenementen zoals ADE en Elveron werden besproken, met kritiek op muntjes en wachtrijen. De sociale dynamiek, promotie en generaties, werkethiek en stress als eenmanszaak kwamen ook ter sprake, naast gedachten over digitale kas/bar-oplossingen en projectbasis werken. Ook zijn verkeersincidenten en nieuws, en persoonlijke gezondheid, sport en voeding kort aangestipt.
Voor de *vervolgafspraken* zijn er concrete acties gedefinieerd: de SOP’s voor start/stop Codex en veilige afsluiting op MacBook moeten worden geleverd, en Git/GitHub moet worden geconfigureerd voor back-ups. De kleurhistorie moet gesynchroniseerd worden in voorraad.hartips.nl en de voice agent krijgt een verbeterplan, inclusief WhatsApp-notificaties. De concrete afspraken voor de komende tijd zijn bevestigd. De dagelijkse agenda-schets moet worden opgesteld en de administratie wordt verbeterd, evenals het bestelproces met leveranciersvergelijking. Voor het Spanje-project gaan we het betalingsschema bevestigen, leveranciers vastleggen en scenario’s uitwerken. Verzekeringen worden jaarlijks vergeleken, en training en coaching krijgen een budget. Ook een websiteconcept en fiscale compliance-eisen worden nader bekeken. Veel van deze punten worden ondersteund door AI-voorstellen en -aanbevelingen, gericht op realtime synchronisatie, data-integratie en procesautomatisering.
Dat was het weer in vogelvlucht, Jamal! Een boel om op te pakken, maar alles gericht op het verder stroomlijnen van onze processen en het realiseren van onze doelen. Als je vragen hebt over deze update, weet je me te vinden. Bedankt voor het luisteren en tot de volgende keer!
Soort: vergadering · Duur: onbekend · Deelnemers: [Speaker 1] [Speaker 2]
Let op — sprekers niet bevestigd. Plaud nummert sprekers (Speaker 1, 2, …) maar koppelt geen namen. Ga niet uit van wie wat zei; "ik/wij" hoeft niet dezelfde persoon te zijn.
Notulen
Werkvolgorde, IT-beheer en SOP’s (Rijswijk)
Behoefte aan duidelijke SOP’s per machine (pc links/rechts, MacBook) voor start/stop, veilig afsluiten en herstart; Codex-processen blijven draaien op rechter pc na sluiting.
Onzekerheid over abrupt afsluiten van Codex op MacBook vanwege lopend project; voorstel dat team meekijkt op rechter pc en eventueel links herstart.
Verzoek om statusindicaties en zichtbare successen per taak/machine.
Versiebeheer en back-up gewenst via Git/GitHub; risico’s bij lokale opslag zonder online sync worden benoemd (terugkeer naar terminal/iTerminal 2; Obsidian minder gebruikt; focus op Gbrain/Gstack/Memosin).
ChatGPT desktop-app en Codex Agent/LLM Chat genoemd; nieuwe Codex-functie “computer historie persoon” kan workflows analyseren en automatiseren; voor AI-toepassingen is 32 GB RAM aanbevolen.
Agenda, voice agent en klantcontact
Voice agent handelt afspraken (Jamal-cases) deels goed maar mist realtime agenda-sync, luistert niet altijd naar klantvraag en onderscheid tussen nieuwe/bestaande klant; reserve- en wachtlijstlogica onhelder.
Herhaalde situaties waarin Noël “vol” lijkt maar later plek vrijkomt; planning Jora: eerstvolgende plek dinsdag 29-09 om 09:00; dubbele planning, pauzes, uitval en te vroeg arriverende klanten vereisen nazorg.
Concrete afspraken gepland: 24-09 om 09:50 bij Noël, 3 november massage (vanaf 13:30 mogelijk), 3 oktober 14:20 bij Asuman (Kaya Dhar), 15 december 10:20, 17 december (Kerst), week van 5 november (vanaf 09:00), 1 december 09:00 (30 min), contactmomenten rond 7/8 oktober, zaterdagavond activiteit (auto huren); kappersinstructies: boven “vier”, zijkant “twee”, voorkant langer.
WhatsApp verkozen boven SMS (beter terugkijken); WhatsApp-notificaties soms niet aankomen.
Haarverzorgingsroutine: dagelijks natmaken, laten opdrogen, klein beetje “destruct” verdelen om weerbarstigheid te voorkomen.
Data-integratie: Da Vinci/webagenda, voorraad en tarieven
Kleurhistorie in agenda/Da Vinci aanwezig, maar niet in voorraad.hartips.nl; verzoek tot synchronisatie en toevoeging.
Kleurrecepturen grotendeels ingevoerd; enkele klanten ontbreken door foutieve gegevens.
Verzoek om laatst betaalde tarief per behandeling te tonen in klantkaart.
Lijst nodig van klanten die nog niet zijn toegevoegd, gefilterd op bezoek ≤24 maanden (na 01-09-2024 relevant).
Gebruik van tablet om vorige kleurbehandelingen te zien; kloon van Windows-app gebouwd (geen API) om 2500 klantrecepten vanuit CRM naar webagenda te migreren; ERP-alternatief kost 3800 p/m, discussie over kosten/alternatieven ontbreekt.
Voorraadbeheer en leveranciers
Onzeker wie voorraad.hartips.nl beheert; bestelproces moet leverancier (Kappers Only vs. Haarspullen Pro) vergelijken op voorraad/levertijd en duidelijke “doordrukken”-logica tonen.
Acties nodig om automatisering en beslisregels te valideren.
Administratie, boekhouding en automatisering
Onvolledige controle over administratie: balansen ontbreken, fouten in afwegensoftware, bonnetjesverwerking inconsistent.
Behoefte aan betrouwbare processen en mogelijke automatisering mits werkwijze begrepen; selectie van “AI cowboys” voor pilots.
Scenario’s voor werkkapitaal en zakelijke structuren (Spanje) te verkennen; documentatie van aannemersafspraken voor buitenlandse woning gewenst.
Energiecontracten en nutsvoorzieningen
Na oplevering huis snel energiecontract regelen; “Octapussy” genoemd als goedkoopste optie, maar validatie nodig.
Advies om via AI in het Spaans met energiebedrijven te communiceren voor betere tarieven; opletten voor belangen van bouwer/adviseur.
Teruglevercontract en niet-slimme meters sinds 2016; onduidelijkheid over vervolg bij stop terugdraaien.
Planning, flexibiliteit en interne organisatie
Flexibele weekplanning gewenst: gaten op dinsdag/woensdag compenseren op donderdag/vrijdag; overloop in de middag afronden; “Jora” mist ochtendfocusblok.
Dagelijkse agenda-schets met vaste blokken (bijv. 09:00 en 13:00) om overlap te voorkomen en omzetverlies (bijv. €500 vs. €400) te vermijden; twee klanten per dag als ideale belasting.
Commercieel traject en uitbesteding
Demo met commerciële partij die de oplossing kan aanbieden; zorgen over stabiliteit, veiligheid, data-opslag (lokaal vs. online), kostenindicatie ±€700 p/m; kosten-baten en supportimpact nog niet beslist.
Ambitie om oplossing breder aan kappers te verkopen; vraag naar aantal klanten en supportimplicaties.
Verzekeringen, reizen en autohuur
Overstap en jaarlijkse vergelijking van verzekeringen (“Sherbert”) genoemd zonder concrete vervolgstap.
Autohuur: prijzen variëren (Goldcar €20 naar €4–€5/dag); voorbeeld Differt/Hertz: 8 dagen €780, standaardverzekering eigen risico €1500, extra bestuurder €147; advies dat twee dagen vooraf huren goedkoper kan.
Fiscale zaken, verblijf en compliance
Onzekerheid over fiscale gevolgen (BV, 180/186-dagenregel, buitenlandse verblijven Bonaire/Spanje/Cuba/Colombia/Moskou); intentie om fiscaal onzichtbaar te worden, maar zonder plan.
IP-gegevens en administratie moeten worden geregeld; compliance-eisen volgen.
Vastgoed, bouw en leveranciers (Spanje en elders)
Levering in Spanje gepland op 30-06; betalingsschema voorkeur: 10% betaald, 10% januari, 10% mei, 70% + btw bij oplevering (alternatief 20/30/50).
Leverancierskeuze richting “Vogel” en speciaalzaak (CS) voor betere materialen; outdoor-validaties en geschiktheid benoemd.
Frustratie over extra kosten en vertragingen; één woning staat jaar leeg; contractuele afspraken en planning ontbreken.
Training, coaching en sociale onderwerpen
Kickboksen en Body Combat: wil technisch trainen en conditioneren; twijfels over sparren door blessurerisico; overweging groepslessen (Wateringen/Westland/De Raades).
Coachingaanpak voor leerlingen: duidelijke leeronderdelen, oefentoetsen, iteratief focussen tot minimaal een 7; AI-systeem voor lestranscripties, samenvattingen en 4-minuten uitlegvideo’s; uitdaging: ingelogd blijven op schoolplatformen (Magister).
Kinderen, schooltijden, gedrag en begeleiding (Engels/Frans); behoefte aan orde.
Overige operationele en persoonlijke punten
Kappersadvies bij vaste locatie; cappuccino met suiker zonder koekje; interne opmerkingen over handdoeken, afspraken verschuiven, contact Eric/Robert, overleg “Nimbie”.
Evenementen (ADE, Elveron Spanje); kritiek op muntjes/borg/wachtrijen; gayparties met QR/chip.
Sociale dynamiek, promotie, generaties en werkethiek; ondernemerschapstress lager als eenmanszaak; ideeën voor digitale kas/bar-oplossing en projectbasis werken.
Verkeerincidenten en nieuwsreflectie; persoonlijke gezondheid, sport en voeding.
Vervolgafspraken
Lever SOP’s voor start/stop Codex, herstart pc links/rechts, veilig afsluiten op MacBook; configureer Git/GitHub-koppeling en automatische back-ups.
Voeg kleurhistorie toe aan voorraad.hartips.nl en synchroniseer met agenda/Da Vinci; valideren data en foutieve klantgegevens corrigeren.
Integreer tarieven: toon laatst betaalde tarief per behandeling; maak lijst van niet-toegevoegde klanten (bezoek ≤24 maanden).
Implementeer leveranciersvergelijking (Kappers Only vs. Haarspullen Pro) met voorraad/levertijd en bestelbeslissingsregels; onderzoek “doordrukken”-gedrag.
Verbeter voice agent: realtime agenda-sync, klantstatus-detectie, luisterlogica bij interrupties; analyseer recente gesprekken en lever verbeterplan; fix WhatsApp-notificaties/logging.
Bevestig en documenteer afspraken: 24-09 09:50 Noël; 3-10 14:20 Asuman (Kaya Dhar); week van 5-11 (vanaf 09:00); 3-11 massage (vanaf 13:30); 1-12 09:00 (30 min); 15-12 10:20; 17-12 (Kerst); contact 7/8 oktober; plan zaterdagavond-activiteit en huur auto.
Stel dagelijkse agenda-schets op; herzie planning voor ochtendfocus “Jora”; rond overloop in de middag af.
Administratie verbeteren: specificaties afwegensoftware en foutmeldingen vastleggen; standaardiseer bonnetjesverwerking; definieer betrouwbare processen.
Energie: valideer “Octapussy”, vergelijk leveranciers/tarieven, regel contract direct na oplevering; AI-gebaseerde Spaanse communicatie opzetten.
Spanje-project: bevestig betalingsschema; scope/budget/opleveringsplanning met leveranciers (Vogel, CS) vastleggen; scenario’s voor werkkapitaal en bedrijfsstructuur uitwerken; documenteer aannemersafspraken (foto’s/contracten).
Verzekeringen: plan jaarlijkse vergelijking/overstap met duidelijke eigenaar en deadline.
Training/coaching: besluit over sparren (veiligheidsvoorwaarden), kies groepsleslocatie met criteria; definieer coachingtraject en budget voor digitaliseren van boeken.
Websiteconcept: review, eisen (content/branding/functionaliteit) definiëren en eigenaar/beheer bepalen.
Fiscale/compliance: breng fiscale status en verblijfseisen (180/186 dagen, BV-impact) met professional in kaart; regel IP-gegevens en administratie.
AI-voorstellen en -aanbevelingen
Realtime agenda-synchronisatie: oorzaak kan cache/vertraagde sync zijn; definieer architectuur, validatie en SLA’s; wachtlijst- en annulatiebeleid aanscherpen.
Data-integratie kleurhistorie: één bron kiezen; synchronisatiejobs met validatie en logging implementeren.
Veilige afsluit-/herstartprocedures voor Codex: documenteer en automatiseer shutdown-hooks; test dataverliespreventie.
Git/GitHub-operations: pipeline (commit, push, CI-backup) en disaster recovery-plan implementeren en testen.
Bestelprocesautomatisering: regels en leveranciers-API’s definiëren; fallback voor handmatige controle.
Administratie: specificeer software/foutmeldingen; centraliseer bewijsstukken voor buitenlandse aannemers; kies eigenaar en tijdlijn.
Energie: valideer goedkoopste leverancier, leg tarief- en contractvoorwaarden vast; voorkom onrealistische opties (geen “kast laten exploderen”).
Educatieve AI: sessiebehoud op schoolplatformen (Magister) oplossen; privacyfilter en samenvattingen blijven borgen.
Commerciële partner: evaluatie stabiliteit, veiligheid, kosten (~€700 p/m) en supportimpact documenteren; beslismoment plannen.
Verzekeringen en autohuur: vastleggen aanbieder, dekking, kosten en deadlines; verantwoordelijkheid toewijzen.
🎙️ Bespreek met Jarvis