Hallo Jamal, welkom bij deze snelle samenvatting van ons laatste overleg. We hebben gesproken over iets heel belangrijks voor de salon: hoe we het bestelproces voor haarverf en andere producten nóg soepeler kunnen maken. Het doel is simpel: weg met pen en papier en het zoeken in die twee bovenkasten, en hallo tegen een efficiënter, moderner systeem voor Jora.
De kern van de zaak is dat we een systeem willen dat gemakkelijk werkt, vooral tijdens drukke momenten. Denk aan een tablet die handig in de salon hangt, waarmee je snel kleuren kunt kiezen en bestellingen kunt plaatsen terwijl een klant bijvoorbeeld wordt uitgespoeld. Nu is het vaak nog behelpen met een bestaande tool die niet lekker werkt, en we missen belangrijke details zoals kleurnummers en ondertonen, vooral bij producten als Color Touch en Illumina. We hebben ook besproken hoe we omgaan met mengverhoudingen – meestal 1:1, maar spoelingen en Color Touch vaak 1:2 – en het verbruik van producten zoals ‘Finish’.
Een belangrijk idee dat naar voren kwam, is om de herbestellijst veel slimmer te maken. Niet meer gebaseerd op data van twee of drie jaar geleden, maar op de laatste drie maanden. Dat is veel realistischer! Het systeem zou dan elke veertien dagen automatisch een voorgevulde winkelwagen voorstellen, die Jora dan alleen nog maar hoeft te controleren en aan te vullen. En als er dan iets gemist wordt wat ze normaal wel bestelt, moet het systeem daar een waarschuwing voor geven. We willen ook beter inzicht krijgen in het verbruik, bijvoorbeeld hoeveel keer iemand blond is gemaakt en of het om blonde plekken of een volledige behandeling ging. Zo kunnen we precies zien wat er doorheen gaat.
Wat betreft product- en kleurbeheer, willen we dat de meest gebruikte kleuren van Color Touch direct zichtbaar zijn en dat alle kleurnummers en ondertonen erbij staan. Ook kwam ter sprake dat er van Synchronicity een derde variant moet worden toegevoegd. En ja, we hadden het zelfs over specifieke producten als Climax G-Spectrum 60 en Miss Heat Thriller.
De interface van het nieuwe systeem moet echt intuïtief zijn. Stel je voor: snelle invoerknoppen op de tablet waarmee je binnen een minuut gegevens kunt invoeren, zelfs tijdens het uitspoelen. En het moet ook mogelijk zijn om via mobiel in te voeren, bijvoorbeeld terwijl je bij de voorraad staat.
Daarnaast willen we AI slim inzetten. De AI zou ’s avonds de agenda en kleurconcepten kunnen verwerken en werkbriefjes voor de volgende dag uitprinten. Ook kan AI helpen met chatberichten, door ze te controleren en weer op ‘ongelezen’ te zetten, al moeten namen en tijden altijd handmatig gecheckt worden. De agenda wordt echt de centrale spil, waarbij het huidige programma wordt vervangen door een AI-gestuurde aanpak. Wel zijn er nog wat vragen over hoe de AI omgaat met afspraken die worden gewijzigd of verwijderd; daar moet duidelijkheid over komen.
En natuurlijk de website! Die moet een duidelijke, frisse uitstraling krijgen die perfect past bij de salon. De huidige versie voelt nog niet helemaal af. We willen ook meer duidelijkheid over e-mail en andere communicatiekanalen.
Kortom, Jamal, we zijn op zoek naar een eenvoudig, flexibel bestelsysteem via tablet of mobiel, dat werkt met de meest recente verbruiksgegevens, waarschuwingen geeft en perfect aansluit op de dagelijkse praktijk in de salon. AI gaat ons helpen met de planning en communicatie, maar we moeten nog wel een paar puntjes op de ‘i’ zetten om alles perfect te laten werken.
Als vervolgstappen gaan we nu concreet aan de slag: we ontwerpen en plaatsen een tablethouder in de salon, updaten het bestelsysteem met die drie maanden aan data en de waarschuwingen voor gemiste artikelen. De kleurnummer- en ondertoon-database wordt bijgewerkt voor alle producten, inclusief Color Touch en Illumina. De AI-chatworkflow wordt verder getest en verfijnd, net als het gedrag van de AI bij het verwerken van afspraken in de agenda. En natuurlijk pakken we de website aan, inclusief een feedbackronde met het team. Er zijn dus een aantal heldere focuspunten, zoals het oplossen van de incomplete kleurnummer-mapping en het verfijnen van het herbestellingsalgoritme. Ook het gedrag van de AI in de agenda en de chat-automatisering, en de manier waarop we het blonde verbruik meten, staan hoog op de lijst.
We zijn er dus nog niet helemaal, maar de richting is duidelijk! Dit wordt een geweldige stap vooruit voor de salon. Bedankt voor je aandacht, Jamal!
Soort: vergadering · Duur: onbekend · Deelnemers: [Speaker 1] [Speaker 2]
Let op — sprekers niet bevestigd. Plaud nummert sprekers (Speaker 1, 2, …) maar koppelt geen namen. Ga niet uit van wie wat zei; "ik/wij" hoeft niet dezelfde persoon te zijn.
Notulen
Optimalisatie bestelproces voor haarverf en salonproducten
Doel: bestelproces voor Jora optimaliseren; inzicht in huidige werkwijze (pen en papier, voorraad in twee bovenkasten).
Discussie over Color Touch en andere producten: mengverhoudingen (meestal 1:1, spoelingen 1:2; Color Touch 1:2), gebruiksfrequentie en prijs van “Finish”.
Behoefte aan een eenvoudig systeem met tablethouder in de salon: snel kleuren selecteren, bestellingen invoeren tijdens klantbehandeling.
Probleem: tool met meest gebruikte kleuren werkte niet soepel; kleurnummers/ondertonen ontbreken.
Idee: standaard herbestellingslijst op basis van laatste 3 maanden i.p.v. 2-3 jaar; elke 14 dagen vooraf gevulde winkelwagen controleren en aanvullen.
Waarschuwingen in systeem: miste artikelen bij een bestelling automatisch voorstellen.
Voorraad- en verbruiksinzicht: aantal keer blond maken, varianten (blonde plekken vs. volledig blond), effect op verbruik.
Product- en kleurbeheer
Vraag naar minder gebruikte producten; Jora gebruikt veel Illumina, afhankelijk van lijst.
Color Touch moet de meest gebruikte kleuren tonen; ondertonen hebben kleurnummers die nu ontbreken.
Synchronicity heeft twee soorten; er moet er nog één bij komen.
Genoemde producten/kleuren: Climax G-Spectrum 60, Miss Heat Thriller.
Interface en invoerlogica
Tablet-interface met snelle invoerknoppen (bijv. 1, 9, 4, 6, 9, 12) voor hoeveelheden/tonen.
Gebruik tijdens uitspoelen: in een minuut gegevens invoeren die naar systeem gaan.
Mobiel invoeren mogelijk; aanvinken terwijl men bij de voorraad staat.
AI-ondersteuning voor planning en communicatie
AI verwerkt ’s avonds agenda en kleurconcepten; print werkbriefjes voor volgende dag.
App-automatisering: AI controleert chats, zet ze terug op “ongelezen”; namen/tijden moeten handmatig gecheckt worden.
Agenda als centrale bron voor behandelingen en kleuren; huidig programma zal verdwijnen ten gunste van AI-gestuurd lezen/structuur.
Observatie: AI verwijdert mogelijk sommige items niet uit eerdere afspraken (NAB onbekend); behoefte aan duidelijkheid over gedrag.
Website en communicatie
Wens voor een duidelijke websiteversie die past bij de salon; huidige versie voelt “nog niet af”.
Onzekerheden rond e-mail en kanalen; interesse in verdere kanalen en verbeteringen.
Conclusie
Behoefte aan een eenvoudig, tablet-/mobiel-gebaseerd bestelsysteem dat recente verbruiksdata (laatste 3 maanden) gebruikt, waarschuwingen geeft en nauw aansluit op het werkproces in de salon. AI wordt ingezet voor agenda, voorbereiding en chatcontrole, maar enkele functies vereisen verfijning.
Vervolgafspraken
Ontwerp en plaats een tablethouder in de salon bij de kasten.
Update het bestelsysteem: gebruik data van de laatste 3 maanden voor herbestellingen en genereer elke 14 dagen een vooraf gevulde winkelwagen ter controle.
Voeg waarschuwing toe: “Je mist artikel X dat je normaal meebestelt; toevoegen?”
Werk kleurnummer- en ondertoon-database bij, inclusief Color Touch en Illumina; toon meest gebruikte kleuren.
Voeg een derde Synchronicity-variant toe indien vereist.
Test AI-chatworkflow: namen/tijden validatie en terugzetten op “ongelezen”; definieer leesstatuslogica.
Onderzoek en fix: AI verwijdert/actualiseert afspraakitems correct (NAB-gedrag); leg regels en testcases vast.
Ontwerp een heldere websiteconceptversie die bij de salon past en vraag feedback van het team; beoordeel e-mail- en kanaalopties.
[Voeg meer in]
AI-voorstellen
AI-voorstellen
AI heeft de volgende punten geïdentificeerd die niet zijn afgerond of onduidelijk zijn; graag aandacht voor:
Onvolledige kleurnummer- en ondertoonmapping voor Color Touch en andere lijnen belemmert correcte bestelling en suggesties.
Herbestellingsalgoritme gebruikt te lange historische periode; stel expliciet de laatste 3 maanden als standaard in en valideer resultaten.
Onzeker gedrag in agenda-sync (items blijven staan/NAB); definieer regels en test cases voor toevoegen, wijzigen en verwijderen.
Chat-automatisering mist “gevoel” en leesstatuslogica; specificeer workflow voor markeren, antwoorden en terugzetten naar “ongelezen”.
Verbruiksmeting voor blonde behandelingen (plekken vs. volledig) is niet gespecificeerd; ontwerp invoerflow en rapportage om verbruik te kwantificeren.
🎙️ Bespreek met Jarvis